柳州职业技术学院接待工作流程

一、目的

为保证学校内各项接待工作能够保质保量的有序进行，树立学校良好形象，扩大对外联系和交流，本着“有利公务、务实节俭、严格标准、简化礼仪、高效透明、尊重少数民族风俗习惯”的原则，使接待工作正规化、统一化、标准化。

二、适用范围

适用于学校及各行政、教辅部门、二级学院（部）的公务接待行为。

三、接待流程

（一）接待前准备工作

1.收集来访信息：

（1）收到对方传真来函、会议通知等，转部门分管领导批示。

（2）如需校领导参加，需将函件转给学校办公室，由校办对接校领导，并确定会务主要负责部门。

（3）接待需指定一名负责人与对方负责人进行对接，确认来访人员是否需要学校招待，包括是否需要用车接送、是否有用餐及住宿需求等。

2.制定接待方案：负责人根据对方行程安排和需求，制订接待方案及日程安排表，联系参与人员并确定名单，交给部门分管领导审核后，再交给对方负责人核对细节。

3.预订用餐和住宿：根据实际需要，提前为客人预定用餐和住宿（预订定点协议酒店），提前联系餐厅确定菜单（可提前咨询客人口味）。用餐和住宿需严格执行《柳州职业技术学院国内公务接待管理办法》中的事前审批要求和接待标准。

 4.司机准备：客人如需车辆接送，接待负责人须提前在办公系统流程中提交用车申请，并通知司机具体工作安排，告诉准确到达时间和地点。接待人员须提前10分钟到达接待场所等候或到学校门口迎接客人。如有校领导陪同接待需要用车，须提前报学校办公室综合科申请安排。

5.参观地点准备：如计划参观实训基地，须联系场地主管部门领导，确认好参观对接人员、参观路线，提前安排打扫卫生、做好实训室整理与维护、准备现场解说等。

6.发布会议通知：根据实际情况，在学校办公系统上以公告或邮件形式发布会议通知（包括会议议程、会议指引等），并再次电话提醒参加人员。

7.宣传准备：如需学校宣传部拍照、写新闻稿、LED显示屏播放文字等，应提前在办公系统流程中提交宣传工作申请，并及时与宣传部相关人员对接。

 8.座谈会准备：

（1）提交会议申请：应至少提前一天在学校办公流程中提交会议申请，预约会议室。

（2）打印会议材料：确定好参会人员名单后，打印日程安排表、座位牌、签到表。如有其他会议资料，确定好打印份数并打印装订好。

（3）制作背景墙、横幅：如有需要，应提前明确背景墙、横幅内容，联系广告公司制作、安装。

（4）会议室卫生：会前应检查会议室卫生状况、物品是否齐全，及时联系保洁进行清洁。

（5）设备调试：

①检查音响、麦克风、视频会议设备；

②检查录音笔（注意电量）；

③检查投影仪、激光笔；

④检查手提电脑及网络、U盘、电子文档。

（6）会场布置（提前15分钟完成）：

①制作会议室电脑投屏欢迎标语；

②试放学校宣传片（明确是否最新版本）；

③打开空调、灯光；

④摆放好热水壶、茶叶、杯子、杯垫、纸巾、矿泉水、烟灰缸、文具（纸、笔、宣传册）等；

⑥按顺序摆放座位牌；

⑦摆放会议材料；

⑧准备好签到表。

（二）接待过程中工作

1.做好参观引导：参观的现场解说由指定的专人负责。由接待负责人引导客人参观，参观路线可参考附件4《柳州职业技术学院参观路线》。参观过程做好拍照工作。

2.会谈过程中工作：

（1）会议、活动地点指引：由接待负责人引导客人到会议室座谈。

（2）做好会中服务：茶水需每隔30-40分钟添加。会议过程做好拍照工作和会议记录工作。会务具体礼仪可参考附件2《柳州职业技术学院会议布置和服务礼仪规范》。

（三）接待结束后工作

1.乘车准备：接待负责人须提前通知司机作好出车准备, 司机提前将车开至指定地点，如遇到严寒或酷暑天气时，应提前打开车空调。

2.欢送客人：会谈结束后，接待负责人应送客人前往就餐点或乘车。

3.会场收拾：接待人员待确认所有客人离开后方可收拾会场。

（1）关闭会议室空调、投影、音响设备；

（2）清洁茶杯，消毒；

（3）整理会议室桌椅；

（4）清理会场，带回剩余材料；

 4.宣传工作：接待结束后，应按要求在3天内撰写并发布新闻稿。

 5.整理会议文件并归档。

6.报账工作：如有就餐或住宿等费用，及时索要发票，并按照我校报销流程和相关规定及时进行财务报账。

附件1

接待中的座次安排

1、会议主席台座次安排

（1）主席台必须排座次，提前放好放座位牌、茶水、纸巾等物品。

（2）主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置，以此类推（见图1）。领导为偶数时，1、2号领导同时居中, 2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置，以此类推（见图2）。

图1  主席台人数为奇数时

图2  主席台人数为偶数时

（2）几个单位的领导人同时上主席台，通常按单位排列次序排列。另外，对邀请的上级单位或兄弟单位的客人，通常原则是：上级单位或同级单位的客人，实际职务略低于主人一方领导的，可安排在主席台适当位置就座。

（4）对在主席台就座的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。如主席台人数较多，还应提前准备座位图。如有临时变化，应及时调整座位牌，防止主席台上出现座位牌错漏的情况。

2、会议室座次安排

    会议室座次顺序参考上述主席台座次安排，主要分为以下几种情况：

图3  会议室座次安排1

图4  会议室座次安排2

图5  与上级领导会谈座次安排

3、宴席座次安排

宴请客人，主陪在面对房门的位置，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手。座次方案可分为两种，一般情况下，北方多用方案一，南方多用方案二。如场景有特殊因素，应视情况而定。

图6  宴席座次安排（方案一）

图7  宴席座次安排（方案二）

3、乘车座次安排

小轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司机的正后边，3号座位在司机的旁边。（如果后排乘坐三人，则3号座位在后排的中间）。中轿主座在司机后边的第一排，1号座位在临窗的位置。

图7  乘车座次安排（司机驾车时）

图8  乘车座次安排（主人驾车时）

4、合影位置安排

合影时的位置安排与会议主席台座位安排是一致的。可参考下图的位置排列：

图9  合影位置安排

附件2

柳州职业技术学院会议布置和服务礼仪规范

为规范会议布置和服务礼仪，提升学校形象，校办特制定会议布置规范和服务礼仪，以供参考。

一、会议（会场）布置规范

1.场地要求：保持地面场地卫生、无杂物，物品摆放整齐。

2.会议桌椅：需摆放整齐，椅子坐垫前沿与会议桌平齐，横竖成直线。

二、会议桌摆台规范

1.席位牌：制作时座位牌正反面都要写上客人姓名，如涉外会议要用中英文双语设计座位牌，字迹清晰书写规范，客人姓名准确无误。将座位牌摆放在就坐位置正前方，间距相等，摆放端正。

2.会议文件夹：里面放好学校宣传册、日程安排表、草稿纸及其他会议材料，摆在客人正前方距会议桌边1CM处。

会议日程安排纸格式要求：

A4纸，上边距3.7cm，下边距3.5cm，左右边距2.7cm，标题：黑体小二加粗，正文字体黑体三号字，主题加粗，表格黑体四号字，行距29.8磅。（详见附件3 来访日程安排（参考版））

3.笔：摆在文件夹右侧，笔尖在前方，院标向上。

4.茶杯：摆在每个座位的右上侧，杯把向右，杯盖图案与杯子图案对正，图案朝向客人。

5.矿泉水：矿泉水摆在每个茶杯的右侧，矿泉水的商标朝向客人。 

三、会议茶水服务礼仪

在会议开始前10分钟把茶水准备好，茶水的份量一般7至8分满。第一次续水一般是在会议开始后30分钟左右，以后每隔40分钟左右续一次茶水，具体续水次数要视会场实际情况而定。

附件3

XXXX 接待2021 XX号

X X X来访日程安排（参考版）

参观时间：2021年6月5日（周三）下午16：00

参观地点：官塘校区各实训基地

座谈时间：2021年6月5日（周三）下午16：50

座谈地点：官塘校区T1－D201会议室

日程安排：

X X X X来访人员：

姓名1    部门、职务（写全称）

姓名2    部门、职务（写全称）

姓名3    部门、职务（写全称）

姓名4    部门、职务（写全称）

柳州职业技术学院接待人员：

姓名1    部门、职务（写全称）

姓名2    部门、职务（写全称）

姓名3    部门、职务（写全称）

姓名4    部门、职务（写全称）

附件4

柳州职业技术学院参观路线安排（参考版）