一、会议准备阶段：

1.部门准备阶段：确认会议名称、主题、时间、会议室、拟邀参会校领导及其他参会人员等。

2.提交会议申请：需至少提前一天在学校办公流程中提交会议申请，预约会议室。具体步骤：“办公流程”——“常用业务”——“会议、活动申请审批”。会议室使用情况及部分校领导会议安排可在CRP流程中的“会议、活动申请审批”中自行查看（需要使用校园网登录，无法使用外网查看）。

3.新闻宣传申请：如需拍照、新闻宣传等事宜，请走宣传工作流程。具体步骤为：“办公流程”——“宣传工作”——“宣传工作申请”。

4.发布会议通知：会议申请审批完成后，部门自行在CRP上发布会议通知，建议发布后再电话确认参会人员是否知晓。

5.打印会议材料：根据需要打印日程安排表、座位牌、会议签到表等材料。如有其他会议资料，确定好打印份数，装订、发放。

6.制作背景PPT、背景墙、横幅：会议开始前，需将会议名称用指定的模板投屏上墙。如需要背景墙或横幅，应提前明确内容，联系广告公司制作、安装。

7.会议室物品及卫生：会议室桌面上摆放有水笔、铅笔、便签、纸巾等常用物品，会前应检查物品是否齐全，会议用笔是否正常使用。会议室茶水柜上配有水壶和茶叶，如有需要可自行使用。如需陶瓷茶杯、纸杯、矿泉水、会议材料封套、手提袋、演讲台等物品，请提前联系党校办负责人，使用完毕后需做好清洁和清理工作。会前应检查会议室卫生状况、网络状况、电灯以及空调等其他事项。

8.设备调试：

①检查笔记本电脑网络是否通畅；

②检查音响、麦克风、视频会议设备；

③检查投影仪、激光笔、翻页笔；

④检查手提电脑、U盘、电子文档，开会所需要的软件等。

二、会议进行阶段：

1.会场布置（至少提前15分钟完成）：

（1）制作会议室电脑投屏欢迎标语；

（2）试放学校宣传片（接待外宾时需要，请明确是否为最新版本，可在校园网盘里“宣传部文档库”中下载）；

（3）打开空调、灯光；

（4）摆放好热水壶、茶叶、杯子、杯垫、纸巾、矿泉水、烟灰缸、文具（纸、笔、宣传册）等；

（5）按顺序摆放座位牌；

（6）确认签到表、会议材料。

2. 做好会中服务：会议开始前10分钟把茶水倒好，并摆放整齐。茶水需每隔30-40分钟添加一次，或根据参会人员的具体情况添加，茶水的份量一般为7至8分满。续水时如果客人用手掩杯，表示其不需要添水，不必再续水。会议过程做好拍照工作和会议记录工作。

三、会议结束工作

1.关闭会议室空调、投影、音响设备；

2.用洗洁精认真清洁茶杯，做到不留水渍、茶渍、污渍，并进行消毒；

3.整理会议室桌椅；

4.清理会场，带回剩余材料；

5.清理电脑桌面，及时拷走重要电子材料，避免丢失或外传；

5.联系保洁阿姨进行会场清洁。