1.会议室由校办专人管理，各部门需要使用，须事先提交会议申请。

2.会议室使用遵循先单位后部门、先紧急后一般的原则，如不同部门会议室使用时间上存在冲突，由校办负责协调处理。

3.一般情况下，会议室按照申请的先后顺序使用。在特殊情况下，协商后可以调整使用顺序。

4.如部门临时取消会议室的使用，应告知校办，再使用时须重新提交申请。

5.会议室电子设备的管理、使用和维护由专人负责，其他人不能擅自操作。

6. 未经允许，会议室的物品及所有设施设备不能带出会议室。

7.参会人员应自觉保持会议室的清洁卫生，会议结束后会议组织部门要负责做好会场的后会清洁工作，包括清洗茶杯、消毒，桌椅和物品归于原位，关闭照明、音响、空调等电源，关好门窗。若在会议室悬挂、张贴标语条幅等，会后应及时拆除。